Le BOFIP sur la numérisation des factures est arrivé. Il est ci-joint, ainsi que l’article A102B du LPF.
Le sujet de la numérisation des factures papier est traité à l’article 100 et suivants. La numérisation doit être en couleur SI les couleurs sont signifiantes (donc il serait préférable d’éviter d’écrire des montants négatifs en rouge sans signe dans les factures, ou d’utiliser des codes couleurs).
Le procédé de numérisation s’inscrit directement dans les obligations relevant de la piste d’audit :
“Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. Cette organisation doit être documentée c’est-à-dire que les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées. Elle est propre à chaque entreprise.”
Avec des processus d’audit réguliers:
“Il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation fixées à l’article A. 102 B-2 du LPF.”
La facture d’origine reste la facture papier, la facture numérisée étant une copie fidèle et durable permettant la déductibilité de TVA. MAIS si lors d’un contrôle, l’administration considère que la numérisation n’a pas été faite conformément au BOFIP, l’original papier pourra être demandé. Il convient donc d’être prudent avant de détruire définitivement les originaux papier.
Enfin, le BOFIP revient sur le double électronique qui permettait d’archiver l’image de la facture (pdf) avant impression, pour en faire un double électronique. Désormais, le double électronique n’existe plus (à compter du 1er juillet 2018) et est remplacé par la numérisation de la facture originale par l’émetteur. En clair, les entreprises qui ne souhaitent pas conserver un double papier de leurs factures émises sous forme papier doivent les imprimer, puis les numériser en respectant les dispositions de numérisation et avec le risque que l’Administration fiscale demande une copie papier si la numérisation lui paraît non conforme.
Il s’agit d’une charge plus que conséquente pour toutes les entreprises qui ont mis en oeuvre le double électronique.
Si nous devions positiver, on pourrait penser que ceci pourrait pousser les entreprises à transmettre des factures électroniques directement (pour ne pas accroître significativement ses coûts d’émission).
Nous allons remonter ce point auprès des pouvoirs publics, mais que chacun n’hésite pas à faire de même par ses voies et canaux habituels.
