Numériser les pièces justificatives de la piste d’audit

Le 7 janvier 2016, est paru un arrêté relatif aux modalités de numérisation des documents justificatifs de la piste d’audit.

Il est donc possible désormais de numériser l’ensemble des documents justificatifs de la piste d’audit, de façon à en faire des copies conformes à l’original (et donc ne plus avoir besoin de conserver le document papier sous-jacent). Pour cela, les documents numérisés doivent être conservés sous format PDF et faire l’object d’une signature d’une niveau minimum RGS 1 étoile. Il s’agit donc plus d’un besoin de scellement que de signature. D’autre part, le document numérisé doit faire apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le papier. Il convient donc de procéder à la numérisation de façon à garantir ce principe.

Pour plus de détail : Arrêté du 7 janvier 2016

Toutefois, à première lecture, on pourrait s’interroger si ce dispositif vaut pour les factures papier reçues elles-mêmes, puisqu’elles sont des documents justificatifs de la piste d’audit.

Après demande à la DGFIP, il est bien confirmé que ce dispositif ne s’applique pas à la facture papier elle-même, qui doit rester archivée sous sa forme originale pour le destinataire, donc en papier.

L’arrêté ne concerne que les documents mentionnés au I bis de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), à savoir les éléments de la piste d’audit. Ces éléments permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée, par conséquent la facture en tant que telle n’en fait pas partie. Elle n’entre pas dans le champ d’application de l’arrêté précité puisqu’elle est visée au I  de l’article L. 102 B du LPF.